【6ヶ月〜3ヶ月前】レイアウトと移転スケジュール
ゆとりある快適なオフィスづくりの為に必要なポイントを確認します。特に移転先ビルの電気容量、空調設備などはレイアウト作成にとって重要な問題です。契約締結前に確認してください。
1. 移転先ビルの設備の確認と打ち合わせ
- 入居に伴う設備工事・内装工事の事前確認
2.各業者の決定と打ち合わせ
- 内装業者、電話FAXなどの通信会社、OA機器会社、リース会社
3.各業者との見積もりに基づいての打ち合わせと決定
4.レイアウト図・その他設計
5.移転スケジュールの打ち合わせと決定
快適なオフィスづくりのポイント
オフィスプランニングを始める前に
オフィス移転はオフィス環境の問題点を解決できる絶好の機会です。より快適なオフィスづくりを実現するために、現状の問題点や満足度、ＯＡ機器の使用状況などを調査して、オフィス移転に備えてください。
社員1人当たりのワークスペース
ワークスペースとはオフィス全体の面積から共同使用するスペース（受付、会議室、応接室、書庫、休憩室、倉庫など）を含む面積で、一般事務業務における１人当たりのワークスペースは最低３坪（１０㎡）以上確保したいものです。例えば社員２０人の会社なら６０坪前後のオフィススペースという具合です。保管物や保管書類、ＯＡ機器などを多数使用する場合は、これ以上のワークスペースが必要になりますし、将来の社員増員なども考慮して試算する必要があります。
適切な空調
書類や資料などは、業務を続けていけば続けるほど、日々増加していくものです。書庫、倉庫、資料室などで天井近くや壁面など、余剰空間を有効に活用してください。
収納性
賃貸借契約終了による明け渡しまでに借り主に賃料の不払い、あるいはその他の債務がなければ、預託金は通常、無利息にて返還されます。差し引かれる金額は、償却がある場合はその金額と消費税、原状回復費用、光熱費等があり、それらを差し引いた金額が借り主に返還されます。
将来性
社員の増員などの組織変更や業務拡張、それに伴うオフィス家具やOA機器設備の変化など、オフィスの成長も想定してください。そのためにも配置替えや組み替え、配線処理などの変化に十分に対応できるオフィス家具や間仕切り計画を練るのが大切です。
リフレッシュエリアと喫煙
業務のＯＡ化が進むほど、社員にとってのリフレッシュが必要になってきています。 一般事務のオフィス内か、近くにリフレッシュのための空間が確保されていることが望ましいです。また、喫煙に関しても２００３年５月に「健康増進法」が施行され、これにより通常たばこを吸わない人が他人のたばこの煙を吸わされる「受動喫煙」について、「不特定多数の人が集まる施設の管理者に受動喫煙を防止するために必要な措置を講ずるよう務めなければならない」と規定されました。ただ現時点で罰則はなく、努力義務にとどまっていますが、社員の健康を考え、オフィス内「分煙」もしくは「全面禁煙」を実施する企業も多く、ビルとしても、リフレッシュコーナーや喫煙スペースをあらかじめ確保し、設備面でのアピールをしているところもあります。