【2ヶ月前】届け出と手続き
移転日時が決定したら、移転の手続きに入ります。住所や電話番号が変更することによっての届け出や手配をチェックしていきます。
1. 移転挨拶状の作成・配布
- 送付先リストの作成
- 社内印刷物の作成
2. 取引業者への連絡
3. 関係官庁への届け出
- 法務局、都道府県税事務所、社会保険事務所、労働基準監督署、社会保険事務所、郵便局
届け出内容と手続き
オフィスプランニングを始める前に
オフィス移転はオフィス環境の問題点を解決できる絶好の機会です。より快適なオフィスづくりを実現するために、現状の問題点や満足度、ＯＡ機器の使用状況などを調査して、オフィス移転に備えてください。
税務署への届け出
移転登記を済ませてから「登記簿謄本あるいは抄本」を添えて「納税地移転」の届出書を新・旧税務署へ遅滞なく提出します。その他「給与支払い事務移転の届け出 （新・旧１カ月以内）などが必要です。
地方税事務所への届け出
地方税事務所へは「登記簿謄本」を添付して「事業開始等申告書」などを提出します。これらの書類は現在地と転出先の各地方税事務所へ提出します。
電話の移転手続き
契約者名と移転先の住所が確認できる書類（登記簿謄本あるいは抄本）を用意し、現在地と転出先の各電話局などで手続きをします。電話の移転手続きは工事予定日の１カ月前までに受け付けしてください。
電話移転工事の費用の打ち合わせ
使用する電話機の種類や回線の長さによって工事費が異なります。事前に通信会社へお問い合わせください。移転を機に通信費やシステムについて通信会社にアドバイスを受けてみてください。また、移転により電話番号の変更が生じ新番号を取得する必要があるのかや、電話の移転案内サービスも必要なら確認し申込してください。
配線や設置場所についての打ち合わせ
ビジネスホンやファクスなどのＯＡ機器の設置場所を事前に通信会社と打ち合わせする必要があります。レイアウトを基にオフィス家具設置の前に工事が必要です。
NTT以外の電話に加入している場合
N T T以外の電話会社と契約している場合も、NTT 同様事前の連絡が必要です。
移転案内状と名刺
ビル住所には「地番」と「住居表示」があります。一般的に郵送物や名刺の住所は住居表示を記載します。印刷の発注前に地番と混同していないか、正しい住居表示を確認してください。宛て名書きは担当者の直筆が良い場合もあるので、早めに宛て名書き作業の手配をしておきます。発送は遅くとも移転日の4〜5日前までに先方に届くのが望ましいです。移転前までに新しい名刺が刷り上がっているように移転案内状と並行して手配してください。
印刷物
表示変更が必要な主な代表例として、名刺、会社案内、社員証、封筒類、商品カタログやパンフレット、領収書などの伝票類、梱包用段ボール、営業車の表示、看板、各種ゴム印などがあります。それらが一部差し替えで済むのか、新規制作が必要なのかをチェックします。印刷会社や作成会社と打ち合わせ、移転前に完成してください。
損害保険の加入
盗難や火災、天災など、様々な危険からオフィスを守るため、損害保険に加入しておくと良いようです。損害保険には火災・盗難・水ぬれ・物体の落下などによる破損や、人的被害をもカバーするものなど、その種類によってさまざまな対象範囲がありますので、最適なものを上手に選択します。また、建物被害を補償する「借家賠償特約」はオーナーによっては必須項目に指定されるケースもあります。
その他の手配・手続き
その他に考慮しなければならないのが、リース機器会社への手配、新聞配達変更の手続き、郵便局への移転届と転送手続き、社員の通勤定期券変更手続き、近隣駐車場の契約解除などがあります。